Che cos’è il tempo? In termini puramente matematici, è una quantità definita di secondi, minuti e ore. La stessa per ogni giorno del calendario. E per ciascun individuo di questo Pianeta. Perché allora la gestione del tempo è spesso così differente da una persona all’altra?
Il tempo di per sé non è problema, lo è piuttosto l’uso che ne facciamo.
Mi viene in mente una citazione attribuita a Seneca e inclusa nella sua opera De brevitate vitae:
La vita non è affatto breve, è lunga, anzi lunghissima. Diventa breve perché la riempiamo di stupidaggini, di futilità. La vita è lunga, ma diventa breve per coloro che si affannano dietro impegni che ingombrano il loro tempo; e come un criceto corrono intorno a se stessi senza arrivare da nessuna parte.
Diciamoci la verità: pensarci e sentirci come criceti dentro una ruota non è gratificante né stimolante. Perché non siamo criceti! Siamo imprenditori dei nostri obiettivi che abbiamo trasformato in imprese, lavoriamo sodo, siamo indefessi. Non ci tiriamo indietro di fronte al tempo necessario per rendere grande la nostra impresa, ma è il tempo che sembra sfuggirci di mano.
Dove si cela allora l’inghippo? Proprio nella gestione del tempo e nell’uso che ne facciamo.
Partendo dunque dal presupposto che la sua quantità è uguale per tutti, come migliorare la sua gestione scendendo in campo con azioni produttive e mirate al raggiungimento degli obiettivi prefissati?
È in questo scenario che si inserisce lo strumento strategico di cui parleremo oggi: la matrice di Eisenhower.
Dalla teoria alla pratica: cosa significa gestione del tempo?
L’urgente non è mai importante e l’importante non è mai urgente. Dwight D. Eisenhower
Conosciuto come il principio di Eisenhower, quello sopra introdotto è il cuore della matrice e della sua elaborazione. Dwight Eisenhower, generale americano e 34° presidente degli Stati Uniti dal 1953 al 1961, comprese l’importanza di essere sia efficaci sia efficienti per ottenere l’eccellenza nella gestione del tempo. E di dedicare quest’ultimo alle cose importanti, a dispetto di quelle urgenti.
Dunque, cosa significa gestione del tempo?
Il primo passo da compiere è comprendere la distinzione tra attività importanti e attività urgenti:
- le prime guidano azioni che ci porteranno a raggiungere i nostri obiettivi
- le seconde richiedono attenzione immediata perché causano conseguenze immediate, e sono generalmente associate al raggiungimento degli obiettivi di qualcun altro
Imparare a distinguere tra attività importanti e attività urgenti è quindi alla base della strategia su come migliorare la gestione del tempo. Ed è qui che entra in gioco la matrice di Eisenhower o matrice urgente-importante.
Il metodo da seguire si basa sulla suddivisione delle attività da svolgere in 4 gruppi:
- importante e urgente: include gli incarichi con la massima priorità e da portare a termine immediatamente, altrimenti gli obiettivi prefissati non saranno raggiunti;
- importante ma non urgente: interessa i compiti da svolgere e concludere per poter raggiungere i propri obiettivi, la cui scadenza però può essere leggermente posticipata;
- urgente ma non importante: raccoglie le attività da chiudere tempestivamente ma meno importanti delle altre, e per questo motivo da poter delegare a qualcun altro;
- né importante né urgente: all’interno di questo quadrante ci sono le attività poco rilevanti per il raggiungimento degli obiettivi di impresa e da terminare senza alcuna urgenza. Nel caso peggiore, sono compiti che possono restare incompiuti.
Un take-away sulla matrice urgente-importante
La matrice di Eisenhower è un supporto per identificare le attività da delegare o addirittura ignorare, a differenza delle attività urgenti e importanti. Su queste, poi, aiuta a definirne l’ordine di priorità.
Lo so cosa stai pensando, caro imprenditore. O almeno posso immaginarlo: “Un altro argomento da imparare, un altro schema da seguire, e poi? Come farlo nella pratica? Quanto impegno mi richiede?“. Lasciami allora dire che come tutte le novità, anche la matrice urgente-importante richiede un sforzo d’inizio. E questo spesso si arrovella sulla domanda: tra un’attività urgente e una importante, a cosa dare priorità? Dipende sempre dal singolo caso, ma in linea generale è meglio far prevalere le attività importanti su quelle urgenti, anche a costo di incorrere in piccoli ritardi, posticipi, o addirittura sanzioni. Questo perché le prime sono le attività che gettano le basi della tua impresa e ne alimentano il sostentamento nel medio-lungo periodo.
Dicevamo quindi che lo sforzo iniziale si rimpicciolisce di fronte ai benefici che ne guadagnerai su come migliorare la gestione del tempo. Lo switch mentale e operativo che farai parte proprio dal decidere quali attività sono importanti e quali sono urgenti, per dedicare più tempo a ciò che è veramente strategico per il tuo successo e meno attenzioni ed energie a ciò che invece non lo è.
Dalla gestione del tempo all’analisi del mercato
Mentre riflettevo sulla matrice di Eisenhower, la mia mente stava dando forma a un confronto. Forse un po’ insolito, devo ammetterlo. Ma stuzzicante, ne sono certa.
Non ti sembra che la matrice di gestione del tempo ricalchi i passi della matrice dell’analisi SWOT?
Se da una parte abbiamo la distinzione urgente-non urgente, nell’altra abbiamo la distinzione tra forze e debolezze, entrambe interne, di un’azienda. E ancora, se in una abbiamo il binomio importante-non importante, nell’altra abbiamo il binomio opportunità-minacce del mercato.
Proviamo allora a intrecciare le due matrici. Ne ricaviamo un’interpretazione inaspettata: l’incontro tra forze interne e opportunità esterne corrisponde a quello tra attività urgenti e importanti, come a dire: “fai ciò che va fatto e quando va fatto, senza distrazioni, senza remore, sfruttando i venti a tuo favore”. Di contro, l’intersezione tra debolezze interne e minacce esterne corrisponde a quella tra attività non urgenti e non importanti. In sostanza, attività da ignorare e strategie da riformulare.
Insomma, possiamo dire che le due matrici, seppur focalizzate su aspetti differenti, sono immancabili per un’efficace costruzione del business. E oltre a offrire indicazioni pratiche, stimolano riflessioni frizzanti, creative, innovative. Caratteristiche queste che sono parte di qualunque impresa, e soprattutto dei visionari imprenditori che quell’impresa la stanno realizzando. Proprio come te.
Siamo alla fine di questo pezzo. Partendo da alcune riflessioni su come migliorare la gestione del tempo grazie alla matrice di Eisenhower e arrivando al confronto con la matrice SWOT per l’analisi della concorrenza e del mercato, abbiamo messo in campo due strumenti strategici per far crescere la tua impresa.
Il mio obiettivo era introdurti e guidarti alla comprensione di un metodo per ottimizzare la gestione del tempo e l’organizzazione del lavoro. Spero di averti trasmesso spunti riflessivi e suggerimenti pratici da poter attuare fin da subito e in autonomia. Se invece senti di aver bisogno di un supporto più strutturato, Pocket Manager è qui per te!
Il team Pocket è a tua disposizione per affiancarti nelle scelte strategiche che stai attualmente seguendo, compresa la gestione del tempo di lavoro. Lo scopo è fissare le giuste priorità per:
- ottimizzare le energie in campo
- ridimensionare le attività improduttive
- raggiungere prima i tuoi obiettivi imprenditoriali
Noi siamo qui per aiutarti a fare chiarezza e rendere grande la tua impresa. Ti proponiamo una chiacchierata di conoscenza, che potrai direttamente prenotare seguendo questo link. Noi non vediamo l’ora di sentire di te!
Un caloroso a presto,
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