Come fare un business plan in modo efficace

Affronteresti mai un viaggio in barca a vela in mezzo all’oceano senza avere con te degli strumenti che indicano la rotta? Probabilmente no. Avviare un’attività senza redigere un business plan è un po’ la stessa cosa, come salpare senza sapere bene da che parte dirigersi. Il business plan è infatti uno dei migliori “investimenti” che puoi compiere per dare concretezza alla tua idea imprenditoriale ma anche per affrontare momenti chiave nell’evoluzione della tua attività. Eppure, nonostante sia così utile, spesso la redazione di un business plan è un passaggio che viene tralasciato. Come mai? Perché c’è l’errata convinzione che sia uno strumento superfluo o che la sua creazione sia troppo gravosa e onerosa. L’intento di questo articolo è proprio quello di farti comprendere la sua utilità e dimostrarti invece che è fondamentale e indicarti anche come fare un business plan in maniera davvero efficace.

Che cos’è il business plan

Partiamo dalla base: per definizione, il business plan è un documento riepilogativo di un progetto di business. Partendo dalla descrizione dell’idea e dei mezzi disponibili, permette di mostrare l’evoluzione che il progetto potrebbe avere nel tempo, i risultati che potrebbe raggiungere e le fasi chiave che dovrebbe attraversare. L’elemento chiave che distingue il business plan da qualsiasi altro documento è il fattore tempo: questo documento è, infatti, l’unico in grado di offrire una prospettiva evolutiva del business non solo nel breve ma anche nel medio e lungo termine. Per riprendere la metafora del viaggio in barca a vela, il business plan è la mappa nautica che ti aiuta a impostare la rotta prima di salpare ma anche a seguirla durante la navigazione. Non solo: un buon business plan ti aiuta a capire di quali risorse avrai bisogno per arrivare fino in fondo al viaggio e a capire come evitare di esaurirle per strada. Impossibile o folle partire senza!

Business plan e business model sono due cose diverse

A volte si confonde il business plan con il business model. Si tratta di due documenti diversi, con finalità differenti. Il business model è, infatti, uno strumento che consente di avere una visione schematica e sintetica del proprio business: uno schema visivo di sintesi che in breve spiega in cosa consiste l’attività, qual è la proposta di valore e a chi si rivolge. Per riprendere la definizione di Alexander Osterwalder, ideatore del business model canvas, si tratta dello “strumento concettuale che descrive il modo in cui un’azienda crea, distribuisce e cattura valore“. Sarebbe bene dunque inserire un business model all’interno di ogni business plan, con la consapevolezza che il business model restituisce un’immagine in due dimensioni, come fosse una fotografia (o meglio, una radiografia!) del business in un certo momento. Il business plan, invece, aggiunge al business model la terza dimensione del tempo, spiegando quali scenari di evoluzione potrebbero esserci nel futuro.

A cosa serve il business plan

È evidente, quindi, la particolarità del business plan, che è uno strumento con una funzione predittiva e di controllo. Ma concretamente qual è la sua utilità? A seconda della fase che sta attraversando la tua attività, creare un business plan può servire per scopi differenti:

• Avvio: per validare un progetto imprenditoriale e capire se e come investire prevenendo eventuali rischi
• Consolidamento: per avere una guida e verificare che l’attività stia procedendo nella giusta direzione
• Sviluppo: per coinvolgere nel progetto possibili soci e collaboratori o valutare investimenti di ampliamento

La creazione di un business plan è, quindi, essenziale per chi sta avviando una nuova attività e ha bisogno di verificarne la fattibilità, perché aiuta a chiarire qual è l’investimento iniziale richiesto, se ci sono dei rischi importanti di cui tenere conto e che tipo di ritorno ci si potrebbe aspettare. Direi che è fondamentale anche per chi ha già una sua attività e sente la necessità di avere un “pannello di controllo” a cui fare riferimento. Un altro elemento chiave che caratterizza il business plan è, infatti, la sua flessibilità: non si tratta di un documento immutabile nel tempo ma si può (anzi, si deve!) modificare con l’evoluzione del progetto imprenditoriale. Proprio per questa ragione è uno strumento utile anche per gestire momenti cruciali di cambiamento nel business come crisi, ampliamenti o passaggi di gestione.

Come creare un business plan, passo dopo passo

Adesso che abbiamo chiarito l’utilità di questo strumento, vediamo insieme come scrivere un business plan in maniera davvero efficace, passo dopo passo. Ancora una volta è importante fare una piccola precisazione: molti tendono a pensare che il business plan coincida con le proiezioni economiche-finanziarie di un’attività. Non è così, la parte dei dati economici è solo una piccola parte di informazioni contenute in questo documento la cui struttura è molto più ampia e articolata.

Un business plan in vero stile POCKET è composto da diverse sezioni: 

• PRESENTAZIONE: in questa sezione si fornisce una descrizione del progetto imprenditoriale e una sintesi dei suoi elementi chiave (vision, mission, la clientela, i competitor, il mercato di riferimento…). Di solito è la parte che si colloca all’inizio del documento ma che si compila per ultima, dopo aver completato tutte le altre sezioni;
• PERSONE: in questa sezione va indicato l’organigramma attuale e ideale (se si è in fase progettuale) e il network degli stakeholder a supporto del progetto;
• BUSINESS DESIGN: questa è la sezione in cui si scrive una definizione dello scopo e degli obiettivi della propria impresa e in cui si può ricorrere ad alcuni strumenti concettuali come il business model canvas di cui parlavamo prima o l’analisi SWOT;
• PRODOTTI E PROCESSI: in questa parte del documento si descrivono i prodotti o i MVP (minimum viable product, una versione “light” o “semplificata” dei prodotti che si intende vendere o testare) e il modo in cui vengono realizzati ed erogati;
• BRANDING: in questa parte si chiarisce l’identità del business, il suo posizionamento e gli elementi chiave del brand
•  MARKETING: questa è la sezione in cui si allarga la prospettiva e non ci si sofferma soltanto sulla propria azienda ma si analizzano i trend di mercato, il target, gli eventuali competitor e l’approccio commerciale che si intende avere. 
• FINANCE: finalmente, si arriva alle cifre. In questa sezione occorre inserire le proiezioni economiche e finanziarie, il budget di progetto e un’eventuale verifica di valore e fattibilità del progetto. 

Queste sezioni costituiscono secondo noi la struttura ideale di un business plan e possono essere “illustrate” attraverso diversi modelli. È importante, infatti, costruire la presentazione di un progetto sulle caratteristiche del progetto stesso e non viceversa.

L’errore più frequente

Il più delle volte si deve realizzare un business plan quando si ha un’idea imprenditoriale da sottoporre a investitori per ottenere fondi. In una simile situazione è abbastanza frequente inserire nella sezione delle proiezioni economiche cifre “gonfiate”, per rendere più interessante e appetibile il progetto. Non basta semplicemente scrivere delle belle cifre, anche in assenza di dati certi su cui basare le proiezioni. Se hai pensato di farlo anche tu… ti fermo subito! Non conviene: anche se si tratta di stime e previsioni su cui non ci può essere certezza, è importante usare solo numeri realistici.  Le proiezioni sono un vero e proprio “strumento di lavoro” per l’imprenditore e non “specchietti per le allodole” per gli investitori. Tra l’altro, è ingenuo pensare che gente che vede business plan tutti i giorni non si accorga che qualcosa non funziona. Inoltre stilare un business plan con cifre prive di fondamento può rivelarsi soltanto un’arma a doppio taglio: se pure qualche investitore dovesse decidere di finanziare il progetto, spetterà poi all’imprenditore mantenere gli impegni presi e far sì che le previsioni diventino cifre reali!

Nel preparare un business plan, la sezione FINANCE è senza dubbio una delle più difficili da compilare. Usare cifre realistiche si può ma solo conducendo approfondite analisi di mercato. Cosa che consiglio sempre perché sono necessarie anche semplicemente per validare l’idea prima di proporla a terzi. Compilare un business plan senza dati realistici è. dunque inutile, dispendioso e potrebbe essere addirittura dannoso. 

Quanto costa fare un business plan?

Appurato che per un imprenditore è certamente uno strumento di grande importanza, affrontiamo adesso l’ultima questione: quanto costa fare un business plan? La risposta più corretta è “dipende“. Oggi è possibile redigerlo anche gratis o quasi con dei software di auto-compilazione molto diffusi. Ricorda però che sono standard e, quindi, non tengono conto della specificità di ogni progetto. In alternativa naturalmente ci si può rivolgere a un professionista. Inoltre, come abbiamo visto prima, non esiste un unico modo di fare il business plan. Un professionista saprà valutare il modello più efficace per ogni progetto e, anche in base a quello, calcolare il costo del suo lavoro. Una fascia “ragionevole” di prezzo per un lavoro svolto da un professionista potrebbe andare dai 1.200€ a ben oltre 5.000€. L’onorario dipende da una serie di fattori: complessità del progetto, tempi di realizzazione, notorietà del fornitore…

Siamo proprio sicuri che serva davvero?

Infine, anche se fino ad ora abbiamo parlato di quanto sia importante avere un business plan, è altrettanto giusto guardare anche l’altro lato della medaglia: non tutte le attività ne hanno bisogno. Se ad esempio non devi presentare il tuo progetto imprenditoriale a possibili investitori, soci o collaboratori, potrebbe non servirti avere un “documento di presentazione” fatto e finito. Potrebbe bastarti lavorare sui contenuti a solo uso interno. Lo stesso vale se stai per avviare un progetto con un’evoluzione molto veloce o con alti livelli di volatilità iniziale. Paradossalmente potresti sviluppare un business plan inutile perché non riesce a stare al passo con la tua idea imprenditoriale… sarebbe più dispersivo stare continuamente ad aggiornarlo che altro. In questo caso potresti definire solo un piccolo piano per la gestione di questa prima fase e valutare di attendere che il business si stabilizzi un po’ prima di farne uno più approfondito e dettagliato per il resto del progetto.

E tu cosa ne pensi? Sei della scuola che: “Per un imprenditore il business plan è come il pane, serve sempre!” o pensi invece che sia inutile e serva solo se occorre presentarsi ad angels e investitori? Vuoi capire se il tuo progetto imprenditoriale ha bisogno davvero di un business plan?

Raccontaci la tua idea e parliamone insieme