Time management.
Che gran bell’eufemismo!
Quando le cose da fare si accumulano l’una sull’altra e le 24 ore sembrano volatilizzarsi in un soffio, c’è ben poco da gestire: l’unica cosa da fare è sopravvivere ad un’altra giornata. Correndo, tra una scadenza e l’altra.
Il tempo vola
“La brutta notizia è che il tempo vola. La buona è che il pilota sei tu.”
Lo ha detto una volta Micheal Altshuler e questa frase ha fatto il giro del mondo.
In effetti, se ci pensi, non hai potere sullo scorrere del tempo: lui vola, secondo dopo secondo, minuto dopo minuto, e se ne infischia di quante pratiche si sono accumulate sulla tua scrivania.
Tuttavia, è inutile prendersela con il tempo: lui è fatto così. E tratta in questo modo tutti quanti. Ognuno di noi deve fare i conti con 24 ore al giorno, per 7 giorni alla settimana.
E quindi? Come fare? Su cosa puoi effettivamente avere un impatto?
Nel modo in cui gestisci non il tuo tempo, ma le tue attività, il tuo lavoro, all’interno del tempo che hai a disposizione.
Questo è il motivo per cui non amo parlare con i miei clienti di gestione del tempo: preferisco parlare di gestione di noi stessi all’interno del tempo.
Conosciamoci 🙂
Mi chiamo Chiara Battaglioni e sono una Professional Organizer.
Alleno le competenze organizzative di liberi professionisti e imprenditori, per risparmiare tempo, energie e denaro nella gestione del loro lavoro quotidiano.
E sono molto felice di poter contribuire con le mie competenze al progetto di Pocket Manager, per aiutarti nella realizzazione del tuo piccolo business.
Il calendario
Nel post di oggi ti parlo dello strumento di time management per eccellenza: il calendario.
Il calendario è “un sistema convenzionale di divisione del tempo” (fonte: Enciclopedia Treccani).
L’agenda cartacea, il calendario da appendere al muro che ci regala la farmacia, Google Calendar sono tutte tipologie di calendario, ognuna con delle caratteristiche specifiche: sono veri e propri tools e, in quanto tali, servono una funzione più alta, uno scopo, che tocca a te definire prima di scegliere l’uno o l’altro strumento.
Quali sono le funzioni del calendario e per quali informazioni è lo strumento di gestione perfetto?
Da definizione, il calendario suddivide, in forma convenzionale, il nostro tempo: lo fa articolando gli anni in mesi, in settimane, in giorni e in ore.
Tutti i calendari svolgono questa funzione. E proprio a queste unità ti dovresti attenere per avere un uso del calendario quanto più efficiente possibile.
La confusione sull’utilizzo dello strumento nasce spesso nel caso dell’agenda cartacea che accanto alla divisione temporale ospita spesso uno spazio per le note in cui è possibile prendere appunti, creare liste di cose di fare, tenere un diario giornaliero, ecc.
Fai attenzione: non dico che sia sbagliato, anzi, per qualcuno è molto efficace avere tutto a portata di mano e in un unico colpo d’occhio, ma in questo caso stai utilizzando un unico strumento per due funzioni diverse. Lo capirai meglio tra un attimo.
Come usare il calendario
All’interno del calendario dovremmo inserire solo ed esclusivamente tutte quelle attività che hanno un preciso riferimento temporale, ad esempio:
- appuntamenti (telefonici e/o in presenza) con una o più persone in un preciso giorno, ad una precisa ora;
- scadenze, consegne, deadline e ogni tipo di promemoria che ci ricordi che una certa attività deve essere eseguita entro una determinata data;
- lassi di tempo in cui si sta svolgendo un’attività che prevede la nostra presenza e/o assenza in/da una specifica situazione (ad esempio, la settimana di ferie in cui sarai assente dal lavoro, il meeting di 3 giorni a Torino a cui parteciperai per tutta la giornata, le giornate in cui è chiusa la scuola di tuo figlio, ecc.)
Tutto il resto non deve essere riportato sul calendario perchè potrebbe creare confusione.
Le singole attività (per intenderci quello che è scritto nella nostra to do list) che possono essere svolte oggi come domani, non hanno motivo di essere inserite in calendario in quanto non hanno uno specifico riferimento temporale.
Alcune sono più urgenti di altre e devono assolutamente essere fatte oggi? Bene. Allora all’interno della tua lista guadagneranno il livello massimo di priorità (che potrebbe essere indicato con un codice colore, con i numeri 123 o le lettere ABC).
A cosa serve il calendario
In ogni caso, il calendario deve garantire una visione chiara di come si svolgerà la tua giornata: nel momento in cui farai la tua pianificazione quotidiana (che ti consiglio di fare al termine della giornata lavorativa precedente), il calendario ti darà una prima idea di come si svolgerà il giorno.
Avrai chiaro quali slot di tempo sono già impegnati in appuntamenti e quali scadenze sono più urgenti: tutto il tempo che resta libero da appuntamenti già fissati sarà quello da dedicare alle cose da fare, dando loro un ordine di priorità.
Domani hai ben 3 ore libere? Ottimo. Potresti pensare di pianificare lavori di scrittura o di strategia, che ti richiedono più tempo ed energie mentali.
E se la giornata è invece oberata di appuntamenti e ti restano solo manciate di 10 minuti liberi qua e là? Allora potresti pensare a inserire nella tua to do list del giorno due o tre delle telefonate che hai lasciato indietro nell’ultima settimana.
Fidati del tuo calendario.
Trova lo strumento più adatto a te, quello che ti piace e che ti permette di utilizzarlo con estrema facilità. Controllalo come prima cosa quando vuoi pianificare la tua giornata e poco alla volta tutte le attività troveranno il posto giusto nel puzzle.
Buon lavoro!
Chiara Battaglioni
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